Ateliers collaboratifs

Les ateliers collaboratifs : à quoi ça sert?

Les ateliers collaboratifs, ça semble être à la mode. Faut il vraiment réinventer toutes les réunions et sortir les post-it à chaque fois que l’on travaille à plusieurs sur un sujet ? Selon nous, non. Les réunions sont encore pertinentes, par exemple pour présenter une information descendante.
 
Les ateliers, eux, sont complémentaires : ils permettent d’avancer efficacement en groupe, en faisant s’exprimer tous les participants.
Ils intègrent une dimension ludique, afin de faire sauter les barrières que l’on se met parfois (“je ne suis pas créatif”, “je n’ai pas d’idée”, “je ne suis pas légitime sur tel sujet”, etc.) et de générer un maximum de matière en un minimum de temps. Et ils impliquent les participants : en les faisant réfléchir, on suscite leur intérêt pour la thématique, on renforce leur mémorisation, et on facilite la conduite du changement. Alors oui, parfois, nous utilisons des post-it. Mais notre boite à outils est bien plus large : on utilise du matériel et des techniques pour injecter du ludique et de l’inattendu.

Un atelier collaboratif peut répondre à de nombreux besoins :
former en faisant pratiquer, solutionner un problème, trouver des idées, informer et rassurer, prioriser, se projeter dans le futur, formaliser des messages, créer de la complicité, purger une situation tendue, analyser et approfondir, prendre une décision collective. 

Chaque atelier est différent : contexte, objectifs, nombre de participants, lieu. On mobilise du monde, et en atelier le temps passe vite : il faut le rentabiliser. 80% de la réussite d'un atelier, c'est la préparation.

Animation d'ateliers collaboratifs par Concept Image

Une trame commune

Les possibilités d’animation d’atelier sont infinies, mais on suit toujours des bonnes pratiques. Un atelier, c’est cadré et minuté.

Tour de table

Avant de commencer, il est important de se connaitre.

Contexte et objectifs de l'atelier

On mobilise parfois des participants qui n’ont aucune connaissance du projet plus global que l’on mène avec notre client : des utilisateurs, des collaborateurs que l’on sollicite sur un point très précis, etc. On s’assure qu’ils ont bien compris pourquoi ils sont là, ce que l’on attend de l’atelier, et ce qui sera fait de la matière récoltée.

Programme

On présente l’ordre du jour et les horaires associés.

Inclusion (ou icebreaker)

On se met dans le bain avec une activité assez courte, souvent ludique (et parfois on reste très sérieux).

Exercices pratiques (et souvent ludiques)

On fait travailler les participants en réflexion individuelle, en binôme ou en sous-groupes. On alterne des temps de réflexion, de synthèse et de restitution. On prévoit également du temps pour challenger les propositions faites par chaque participant ou groupe : on questionne, on précise, on enrichit.

Déclusion

Comme pour l’inclusion, on procède à une courte activité pour clôturer l’atelier et sonder les participants.

Prochaines étapes

Pour que tout le monde sache quel livrable sera associé à l’atelier, ce qui en sera fait, qui le valide, et qui sera susceptible d’être à nouveau mobilisé par la suite.

Vous voulez que votre projet avance rapidement ?

On peut avoir peur de ralentir son projet en multipliant les ateliers collaboratifs : ça demande du temps de préparation, il faut trouver des créneaux où les participants sont tous disponibles, puis digérer la matière produite en atelier. C’est vrai. Il faut donc que cet investissement en vaille le coup.

Chez Concept Image, on préconise l’organisation d’ateliers lorsque nos clients ont envie d’être dans une logique de co-construction, et lorsqu’on ne peut tout simplement pas travailler dans notre coin. En effet, comment construire une identité de marque (plateforme de marque, logo, charte éditoriale), ou faire de la conception technique pour un site e-commerce ou un extranet sans aller chercher la matière auprès des sachants et de ceux qui incarnent l’entreprise ?

Les ateliers collaboratifs sont également précieux dans un contexte de conduite du changement : quand on implique les équipes dans les réflexions, l’appropriation et l’adoption sont boostées, et les participants sont plus vite alignés. Et si l’atelier est compliqué à organiser en présentiel, on peut l’animer à distance en visioconférence (c’est moins bien, mais mieux que rien). 

Pourquoi animer vos ateliers collaboratifs avec Concept Image ?

L’animation d’ateliers est généralement une étape d’une démarche plus globale : réflexions sur la stratégie digitale, AMOA web, conception d’un nouvel outil numérique.

Concept Image intervient sur l’ensemble de ces champs et a donc une vision globale de vos enjeux, au delà de l’atelier en lui même. Selon le sujet, l’atelier est animé par un profil conseil ou technique. 

Enfin, animer des ateliers, on adore ça. 

Quelques exemples d'ateliers collaboratifs, pour vous aider à vous projeter