Comment animer des ateliers à distance avec des outils gratuits ?

On n’a jamais autant travaillé à distance, et la communication entre nos équipes est à soigner. Que ce soit dans le cadre de vos projets clients ou pour vos réflexions internes, vous animez peut être déjà des ateliers. Et l’année 2020 est venue chambouler vos habitudes. Alors comment animer des ateliers à distance ? Et comment se débrouiller uniquement avec des outils gratuits ?

Les mécaniques d’animation priment sur les outils

Un outil c’est utile mais ce n’est pas une fin en soi. Pour un atelier collaboratif à distance, comme pour un atelier classique en présentiel, attachons nous d’abord au fond. Voici quelques questions auxquelles répondre avant de se lancer bille en tête dans votre atelier.

Qui sont les participants ?

Se connaissent-ils ? Quels sont leurs liens : hiérarchique ? Collègues d’une même équipe ?

Quel est l’objectif de l’atelier ?

Trouver des idées ? Solutionner un problème ? Arbitrer ? (Re)créer du lien ? Se projeter dans le futur ? Formaliser des messages ? Purger une situation tendue ? Prendre une décision collective ?

De combien de temps disposez-vous ?

A distance, privilégiez des formats d’atelier plus courts, quitte à découper votre atelier en 2 temps, à quelques jours d’intervalle. Notre concentration est moins bonne derrière un écran qu’en physique.

Dans quel état d’esprit les participants rentrent-ils dans l’atelier ?

Vous n’opterez pas pour les mêmes méthodes d’animation selon leurs attentes ou leur moral.

Une fois que vous avez les réponses à ces questions, vous pouvez dessiner les contours de votre atelier :

  • Nombre de temps forts / d'exercices
  • Constitution (ou pas) de sous-groupes
  • Méthodologie pour chaque exercice (on vous présente quelques exemples dans cet article de blog, et on peut en imaginer des quantités en fonction des réponses aux questions évoquées plus haut)
  • Choix d’un exercice d’inclusion (icebreaker) et de déclusion

Comment gérer des mécaniques de sous-groupes à distance ?

Zoom (outil de wébinaire et visio-conférence) propose la création de sous-groupes : vous les constituez dès que les gens se connectent, et vous, dans le rôle d’animateur, les faites passer dans des sous-groupes et les ramenez dans votre groupe complet. Vos participants se laissent porter et n’ont rien à faire. Et vous pouvez définir un temps limité pour les travaux en sous-groupes : les participants visualisent un chrono. Un peu stressant… mais c'est bien utile pour maitriser le temps. Pour cela, il faut un compte Zoom Pro, Affaires ou Education. Un compte payant donc. L’alternative gratuite : créer plusieurs visios en amont, avec un outil de visio gratuit. Par exemple la version gratuite de Zoom (inférieur à 30mn, mais pour des exercices en sous-groupes en visio, ça suffit) ou Google Meet (pas de limite de temps). Il faudra un animateur par sous-groupe, qui veillera à tenir le timing. Et pour que les participants ne soient pas perdus, envoyez leur l’ordre du jour en amont, avec les liens vers les différentes visios.

 

Comment bien soigner l’inclusion et la déclusion ?

Ce sont des moments cruciaux dans tout atelier : l’animateur y prend la température, les participants commencent à s’exprimer et s’échauffent pour la suite, ou referment la parenthèse de l’atelier pour se remettre à autre chose par la suite. Pour l’inclusion, on aime se mettre en mouvement. Physiquement. Il existe de nombreux ice breakers où l’on se lève, où l’on bouge.. Ça brise les schémas classiques des réunions descendantes, ça oxygène le cerveau… les bénéfices sont multiples. Mais comment fait on quand on est tous assis derrière un écran ?

Quelques idées :

  • Les participants vont chercher un objet qui reflète leur état d’esprit du moment, qui représente le sujet abordé lors de l’atelier
  • Les participants répondent à des affirmations avec leur corps. Par exemple, avec l’affirmation suivante : « Je connais tout le monde autour de la table » :
    • Pour dire oui, on reste face à son écran (en souriant, ça met une meilleure ambiance)
    • Pour dire non, on sort du champ de son écran
    • Pour faire une réponse intermédiaire, on n’affiche que la moitié de sa tête à l’écran
  • Les participants prennent un papier et un crayon pour participer, et montrent leurs contributions à l’écran :
    • Un dessin pour illustrer mes attentes vis-à-vis de ce projet
    • Un mot pour représenter votre enjeu principal (pour cadrer la réflexion, demandez à tous les participants de travailler sur la même lettre, un peu comme au petit bac. Soyez sympa et faites les travailler avec un A, un E, un I… plutôt qu’un W)

Cela permet de faire bouger les participants et les sort d’une posture passive.

Et avant de lancer l’inclusion, ajoutez une intro spéciale visio : on coupe Slack, les emails, le calendrier et les téléphones.

Comment je remplace mon matériel traditionnel : feutres, tableau, ardoises, gommettes et post-it ?

Jam Board : des post-its virtuels

Jam Board est une solution Google très simple : vous disposez de tableaux blancs sur lesquels vous pouvez écrire du texte et ajouter des post-it. En tant qu’animateur, c’est une bonne idée de cadrer les réflexions en structurant vos tableaux blancs via des intitulés. Vous demandez ensuite aux participants de répondre à la question en ajoutant des post-it. Vous pouvez utiliser les couleurs de post-it pour :

  • Attribuer une couleur différente à chaque participant
  • Attribuer une couleur différente à chaque thématique

Comme dans la vraie vie finalement.

Sur vos tableaux blancs, au-delà des post-it, vous pouvez écrire, gommer, ajouter des images, et pointer des éléments à vos participants sur le tableau. La solution est gratuite, vous avez simplement besoin d’un compte Google. Et vos participants, eux, n’ont rien besoin d’installer.

Slido : pour créer des sondages en live

Vous êtes face à un groupe important en visio : tout le monde ne va pas pouvoir s’exprimer de vive voix (ou alors votre icebreaker va durer 45mn). Mais le propre d’un atelier, c’est de faire participer votre audience (contrairement à une réunion descendante). Alors comment faire ? Slido vous permet de créer des sondages, via des modes d’interactions assez basiques mais amplement suffisants :

  • QCM
  • Questions ouvertes
  • Nuages de mots
  • Quiz
  • Notations

 

L’interface est très facile à prendre en main pour l’animateur (enfin pour les anglophones, car elle n’est malheureusement pas disponible en français) et vous pouvez préparer tous vos sondages en amont. Côté participants, c’est également très simple. Aucun logiciel à installer, il suffit de se connecter sur slido.com et de rentrer le code de l’événement (que vous aurez envoyé à vos participants en amont). Ensuite, les participants se laissent porter : leur écran alterne entre les questions qu’on leur pose, et les réponses des autres participants. Ils peuvent à tout moment vous poser des questions.

 

Slido permet à l’animateur d’adapter son atelier en live (vous le savez, un atelier c'est toujours un peu d'imprévu) : vous pouvez modérer les réponses, ajouter ou supprimer un sondage en temps réel. Le petit plus ? Slido est intégré à Google Slides. Pour cela, il vous suffit d’installer une extension sur votre navigateur et là encore, c’est gratuit. Pour éviter d’empiler les outils pendant votre atelier, il peut donc être intéressant de créer votre support d’animation sur Google Slides (exit le vieux PowerPoint). Vos questions et les réponses des participants s’affichent alors au sein d’une même présentation : pas besoin de jongler d’un onglet à l’autre dans les navigateurs.

Et donc c’est gratuit tout ça ? Presque. Le mode gratuit vous permet d’avoir 100 participants, et de faire 5 sondages par atelier.  

"L'atelier démarre dans 2 minutes et mon PC fait une mise à jour !!!"

(SMS de l'un des participants, un peu stressé à l'idée d'arriver en retard à l'atelier)

Bonne nouvelle : comme vous pouvez le voir, Slido fonctionne très bien sur mobile.

Les 3 règles d’or : préparation, préparation, préparation

Le secret d’un bon atelier, c’est la préparation. A distance, c’est encore plus vrai car vous faites face à de nouveaux aléas :

  • La technique : maitrise (ou pas) des outils, connexion Internet pas toujours stable…
  • Une plus grande difficulté à analyser le non-verbal et à maitriser la distribution et le temps de parole des participants

Alors pour être vraiment serein et en capacité de mettre toute votre énergie dans l’animation, quelques conseils :

  • Envoyez à vos participants la veille de l’événement : la durée de l’atelier, l’ordre du jour et le lien pour se connecter
  • Renvoyez le lien de connexion 10 minutes avant l’atelier
  • Pour chaque exercice avec un nouvel outil, faites d’abord participer les gens avec un exercice qui compte pour du beurre. Ainsi, vous vous assurez que la consigne a bien été comprise, et vous répondez aux questions (méthode, outil…) avant de vous lancer sur vos vrais sujets
  • Si votre atelier revêt un fort enjeu, faites un filage quelques jours avant
  • Si  vous le pouvez, entourez-vous d’assistants pour l’animation :
    • La hotline : si l’enjeu de l’atelier est fort et que les participants ne sont pas forcément à l’aise avec les outils, nommez un contact technique qui servira de hotline. Ainsi, les participants pourront l’appeler s’ils n’arrivent pas à se connecter à votre visio par exemple
    • Le maître du temps
    • Le scribe

Mais dans l’absolu, une fois que vous maitrisez un peu, vous pouvez assurer seul tous ces rôles. Et si vous y arrivez : chapeau !

Il existe également de nombreux outils payants, tout intégrés, qui répondront à votre besoin. Mais vous l’avez vu, avec des outils gratuits, on peut déjà obtenir d’excellents résultats. Alors n’attendez pas que votre boss valide vos nouveaux budgets pour vous lancer !

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