Comment prioriser quand tout est important ?

C'est souvent compliqué de gérer une surcharge de travail. Vous savez, quand on se sent au pied de la montagne et que le sommet est invisible parmi les nuages menaçants ? Et pourtant, il faut s'y attaquer ! Dans ce but, il existe plusieurs astuces et méthodes pour organiser et prioriser son travail.

À la gestion de projet, c'est un sujet qui nous préoccupe car nous rencontrons souvent la situation. Lors de l'une de nos réunions mensuelles, nous avons échangé sur nos techniques et testé des méthodologies existantes. Pour ne pas garder cela dans notre coin, on vous partage ce que l'on a retenu.

Restitution des idées de chaque participant via des post-it, outil indispensable de nos ateliers collaboratifs

Alléger sa charge mentale

Tout d'abord, on dégaine la bonne vieille méthode de la to do list. Internet regorge d'outils : Notion, Google Tasks, Todoist, Microsoft To Do, etc. Et si vous n'êtes pas à l'aise avec ces outils (nous sommes très nombreux !), il existe d'autres solutions telles que :

• L'agenda : vous pouvez créer des évènements pour des tâches à réaliser dans un code couleur différent de vos réunions, ou encore ajouter un évènement sur plusieurs jours pour représenter le temps dont vous disposez pour faire votre travail
• Le papier et le crayon : certains ont besoin de revenir à quelque chose de manuel pour se décharger totalement
• Le post-it : attention pas une guirlande de post-it autour de votre écran. 1 post-it = 1 mission en quelques mots, et maximum 5, sinon, vous ne verrez pas la hiérarchisation des tâches

Comment rédiger une tâche ? Il faut l'adapter à votre besoin. Vous pouvez découper chaque tâche en plusieurs sous tâches ou juste lister succinctement vos projets.

Et quand vous n'êtes pas au travail mais que vous y pensez quand même, vous pouvez prévoir une note dans votre téléphone ou vous envoyer des emails que vous lirez le lendemain matin en arrivant.

Aller à l'essentiel et être efficace

Plusieurs projets à gérer en parallèle signifie moins de temps disponible. C'est un bon moyen pour aller rapidement aux décisions : action ➡️ réaction. Analysez la situation, observez les choix possibles et actez efficacement une solution. Quitte à prendre des risques, mais au moins vous aurez essayé. C'est le principe de la loi de Pareto qui dit que 80% des résultats proviennent de 20% des actions.

Vous pouvez aussi estimer le temps que va vous demander une tâche. Si elle fait moins de 5 à 10 minutes : allez-y, traitez là maintenant. Il n'est pas utile de prendre du temps pour la mettre dans une to do, classer un email, etc. Réagissez tout de suite.

Allez voir vos collègues et appelez directement vos clients et prestataires. Vous allez gagner du temps en obtenant votre réponse immédiatement, voire en économisant plusieurs allers-retours par email ou messagerie interne.

Prendre le temps de s'organiser

Quand on est dans l'urgence, foncer dans le tas n'est pas toujours efficace. Accepter de prendre 20 minutes vous permettra de bien organiser et prioriser vos différentes missions. Cela ne sera jamais du temps de perdu.

Couper pour se concentrer

Parfois, il est nécessaire de se mettre dans une bulle pour pouvoir se concentrer au maximum. Pour cela, le télétravail, s'il est possible, peut vous aider à vous recentrer, ou a minima le casque avec de la musique qui vous plaît ou un bon podcast (toutes les chansons ne conviennent pas ! Faites des essais pour voir lesquelles ne vous empêchent pas de travailler. D'ailleurs, si vous êtes en panne d'inspiration musicale, vous pouvez écouter la playlist Spotify de l'agence). Fermez votre boite email, passez votre téléphone en silencieux et coupez vos notifications de messagerie interne. N'oubliez pas de prévenir vos collègues et laissez un canal disponible pour vous contacter en cas d'urgence.

Délimiter un temps pour réaliser une tâche peut également aider à la concentration. Soit vous vous challengez en vous donnant un temps maximum pour réaliser la tâche, soit vous vous laissez X minutes pour avancer sur le projet que vous reprendrez le lendemain. Utilisez le chronomètre ou le réveil de votre téléphone, la sonnerie stridente devrait vous forcer à sortir de votre concentration. Il existe également la méthode Pomodoro qui consiste à enchaîner des temps de travail de 25 minutes sans interruption et des temps courts de pause de 3 minutes. Au bout de 4 cycles, une pause de 30 minutes est prévue. Sinon, il y a le : "Allez je finis ça et ensuite je pars en pause café avec les collègues".

Si vous attaquez une grosse session de travail, vous pouvez aussi vous échauffer par exemple avec des exercices pour débloquer et stimuler votre créativité.

Demander de l'aide

Si vous travaillez en équipe, appuyez vous sur eux : les collaborateurs qui font le même métier, votre manager, vos autres collègues. La plupart des personnes apprécient donner un coup de main, alors foncez. Soit pour déléguer une tâche complète ou une partie, soit pour évoquer votre charge de travail et ainsi vous aider à l'organiser. On se rend souvent compte que le simple fait d'évoquer un problème à voix haute règle 80% du souci. 

Vous avez aussi le droit de décaler un deadline, dire non à une demande ou demander à un collègue de repasser plus tard pour éviter qu'il vous interrompe.

Dans tous les cas, prévenez autour de vous que vous êtes dans une période surchargée, cela permettra de leur faire comprendre la situation.

Certains outils en ligne peuvent aussi vous aider, telle que l'intelligence artificielle pour vous accompagner dans votre réflexion ou des extensions sur votre navigateur.

Télécharger notre livre blanc des outils pour mieux s'organiser (compresser des PDF, faire des captures d'écran, comptabiliser le temps sur chaque tâche, etc.)

Méthodologies pour organiser ses tâches

Eat the frog

Ce qui signifie : “MANGER la grenouille” 🐸, ou plutôt s’attaquer à la tâche la plus redoutée en premier. Avouez le, vous aussi vous préférez faire tout ce qui est sympa en premier ? Mais si vous effectuez la tâche la plus difficile le matin, le reste de la journée sera davantage satisfaisant et productif. Ça mérite d'essayer.

Pour cela, il faut :

• Lister l'ensemble des tâches de la journée
• Les classer en 2 groupes : indispensables et non indispensables
• Au sein de chaque groupe, identifier ce que vous appréciez faire et ce que vous n'aimez pas
• La grenouille est la tâche indispensable + redoutée. Bon courage !

Eisenhower

L'objectif est de définir le degré d’importance de chaque tâche. Cela permet de tout mettre à plat et observer les plus urgentes. Dessinez une matrice avec en axe vertical important / pas important et en axe horizontal urgent / pas urgent.

Le groupe urgent + important est à traiter en priorité

ABCDE

Le but est d'identifier les tâches les plus urgentes. Pour cela, listez les tâches et notez pour chacune :

• A : très important, impossible de décaler
• B : important
• C : peut être décalée
• D : à faire dans le mois
• E : à faire à l’occasion

1-3-5

Cette méthode permet d'organiser votre journée en listant une charge de travail réaliste. Comment faire ?

• Commencez par noter 9 tâches à accomplir pour la journée
• Parmi ces 9 tâches, l’une d’elles doit être 1 grande tâche, 3 doivent être des tâches de taille moyenne et 5 doivent être de petites tâches
• Il est possible d’utiliser ce schéma de 9 ronds pour visualiser

Vous pouvez écrire les 9 tâches pour mieux visualiser

Découpage

Découpez votre travail en plusieurs morceaux.

• Listez vos missions
• Découpez-les
• Observez cette nouvelle liste
• Réunissez les tâches en blocs de travail
• Une fois la découpe faite, l'objectif est de vous concentrer sur un bloc et réaliser le travail en un temps continu et défini

Une équipe de chefs de projet qui trouve des solutions pour gérer la charge de travail = bonne humeur