Comment bien organiser et animer une réunion

Les réunions sont des temps indispensables dans notre quotidien professionnel. Elles permettent de rassembler les équipes, partager les informations et aligner les objectifs. Elles servent à discuter, créer, débattre et prendre des décisions importantes. Mais elles peuvent rapidement devenir chronophages et improductives si elles ne sont pas bien organisées. Il nous est tous arrivé de participer à une réunion où l'on ne se sent pas utile. Pourtant, organiser une réunion demande bien plus que de simplement caler une date dans les agendas. Cela implique un travail de préparation, une gestion rigoureuse et un suivi attentif.

Pour maximiser leur impact, voici les bonnes pratiques que l'on a réunit pour organiser une réunion efficace.

Définir un objectif clair à la réunion

Une réunion sans objectif précis risque de se transformer en une discussion déstructurée. Avant de convoquer une rencontre, identifiez clairement ce que vous souhaitez accomplir : prendre une décision, partager des informations, brainstormer, planifier un projet ou travailler ensemble. Communiquez cet objectif à tous les participants.

Inviter les bonnes personnes

Inclure trop de participants peut diluer l'efficacité de la réunion et faire perdre du temps. Posez vous les questions suivantes. Est-ce que la personne va participer ? Quel est son rôle ? Est-ce que sa présence est essentielle pour répondre à l'objectif ? Est-ce que lui envoyer le compte-rendu suffirait ? A-t-elle besoin d'être présente toute la réunion ? Si elle n'était pas disponible, est-ce que la réunion aurait lieu ?

Préparer un ordre du jour

Un ordre du jour bien conçu donne une structure à la réunion. Listez les points à aborder, attribuez des temps à chaque sujet et indiquez qui est responsable de présenter ou de guider chaque discussion. Assurez vous que chaque point a un objectif clair, et partagez l'ordre du jour à l'avance.

L'ordre du jour vous permettra d'anticiper votre matériel. Avez-vous besoin d'une présentation PowerPoint ? Avez-vous besoin d'apporter des objets qui seront présentés pendant la réunion ? 

Lancer l'invitation

Envoyez les invitations calendrier avec une demande claire de confirmation. Précisez les informations essentielles :

• Quand ? Évitez le lundi matin avant 10h ou le vendredi après-midi. Pourquoi ? Car ce sont 2 créneaux sur lesquels on gère souvent les priorités : pour bien organiser sa semaine à venir, ou pour préparer la suivante.
• Combien de temps ? Une réunion peut durer entre 15 minutes et maximum 2 heures. Une réunion dure en moyenne 45-60 minutes à 2-3 participants
• Comment ? Est-ce que distanciel ou en présentiel ? Evitez autant que possible les formats hybrides pour plus d'efficacité
• Où ? Si c'est en présentiel, quelle salle de réunion prendre selon le nombre de participants, le matériel nécessaire (écran) et la configuration de la salle ?
• N'oubliez pas le lien de visio ou l'adresse du lieu de RDV

Gérer le temps efficacement

Respecter les horaires est essentiel. Commencez et terminez la réunion à l'heure prévue. Si une discussion dépasse le temps imparti, proposez de la poursuivre ultérieurement ou de programmer une autre réunion.

En début de réunion, demandez à chaque participant s'il est disponible sur l'ensemble de la réunion. Si votre réunion doit durer plus de 2 heures, prévoyez une pause où chacun pourra regarder ses emails et son téléphone. Cela permet à vos participants de rester concentrés et attentif, plutôt que de regarder leur téléphone. 

Favoriser la participation active

Encouragez les participants à s'exprimer, mais assurez vous que les discussions restent constructives et pertinentes. Définissez les rôles (animateur, rapporteur, participants actifs) pour structurer les échanges.

Si besoin, prévoyez une méthodologie d'atelier collaboratif pour assurer la participation de l'ensemble des participants.

Prendre des notes et définir des actions

Désignez un rapporteur pour prendre des notes pendant la réunion. Ces notes doivent inclure les décisions prises, les points en suspens et les actions à entreprendre, ainsi que leurs responsables et délais. Envoyez ce compte rendu à l'ensemble des participants.

Vous pouvez vous aider d'outils IA (ex : Noota) pour générer des comptes rendus automatiques, vous n'aurez plus qu'à relire et compléter si besoin.

Suivre les actions post réunion

Une réunion efficace ne s'arrête pas à la fin de la session. Envoyez un compte rendu rapidement après la réunion et assurez vous que les actions définies soient suivies. Planifiez des points de contrôle si nécessaire pour garantir leur réalisation. Demandez également un retour des participants sur l'utilité de la réunion et sur les points à améliorer.

En fin de réunion, vous pouvez utilisez un exercice de déclusion pour faire un bilan sur les points retenus et les actions à réaliser pour chaque participant.

Une réunion des chefs de projet et commerciaux chez Concept Image, toujours avec le sourire

Les 10 questions à se poser pour une réunion efficace

1. Quel est l'objectif ?
2. Qui sont les participants indispensables ?
3. Quel est l'ordre du jour ?
4. Est-ce qu'elle peut-être remplacée par un email ou un appel ?
5. Les délais et les horaires sont-ils raisonnables et bien choisis ?
6. Le format (distanciel/présentiel) est-il adapté à l'objectif ?
7. Les outils nécessaires à la réunion sont-ils prévus ?
8. Y a-t-il besoin d'une participation équilibrée et constructive de tous les participants ? Si oui, comment l'assurer ?
9. Qui prend les notes et envoie le compte rendu ?
10. Y a-t-il besoin d'un suivi des actions post réunion ?